年度末は何かと忙しい時期のため、封筒などの印刷物の在庫チェックをうっかり忘れてしまうことも多いようです。また、新年度に向けたキャンペーンなどを実施するため、長3封筒を使用してダイレクトメールを発送する企業も多いのではないでしょうか。
デジタル化が進む昨今でも、紙の書類のやり取りは多く、封筒を利用する機会も多くなっています。市販の封筒の場合、毎回、差出人の住所や名前を手書きしなければなりません。そのため、多くの企業ではあらかじめ企業名や住所、連絡先などを印刷したオリジナルの封筒を作成しています。しかし、これまで封筒印刷をしていなかった場合、どのような形で封筒印刷をすればよいのか悩むケースもあるのではないでしょうか。
そこで今回は、新年度に向け、プリンターや複合機などによるセルフ方式での封筒印刷と印刷会社に依頼する封筒印刷の方法などについてご説明します。

新年度に必要な印刷物は？封筒印刷以外にも確認しよう

新年度は新入社員が入ったり、人事異動があったり、人の動きが激しい時期でもあります。そのため、封筒はもちろん、次のような印刷物も在庫があるか事前に確認をしておきましょう。

封筒

封筒はビジネス上で日常的に使用するものです。封筒にはさまざまなサイズがありますが、特にA4用紙を3つ折りにして封入できる長3封筒は、ビジネスシーンで最も利用頻度の高い封筒サイズの一つだといわれています。
長3封筒の在庫確認はもちろん、複数サイズの封筒を準備している場合などは、封筒サイズごとの在庫を確認しておくようにしましょう。

名刺

名刺も新年度に向けて必ずチェックしなければならない印刷物です。新年度を機に部署異動や役職名の変更があった場合、名刺を新しい物に作り直さなければなりません。また、新入社員も配属が決まったら、名刺印刷の発注が必要です。

伝票・帳簿

伝票や帳簿なども新年度を迎える前にチェックしておいた方がよい印刷物です。新年度に向けて印刷物を発注する企業は多いことから、伝票や帳簿を印刷する会社もこの時期は混み合う可能性があります。伝票や帳簿が不足すると、業務に影響を及ぼす恐れもあります。伝票や帳簿の種類ごとに在庫を確認し、早めに発注するようにしましょう。

パンフレット

パンフレットも新年度を前にチェックをしておくべき印刷物です。新年度に替わるタイミングで会社案内のパンフレットを一新したり、商品やサービス紹介のパンフレットを見直したりするケースは少なくありません。資本金を変更したり、新たな拠点が増えた場合などは、会社案内のパンフレットも変更した方がよいでしょう。また、取り扱う商品やサービスが増えた場合にもパンフレットの内容を更新すべきです。
パンフレットの場合は、在庫数だけでなく、内容もチェックしたうえで、新年度に向けて準備を整えるようにしましょう。

会議・研修用資料

新年度は人事異動も多いため、新体制でスムーズに業務を進められるよう、会議や研修などを開催する機会も多くなります。新年度開始とともに順調なスタートを切れるよう、会議や研修に使用する資料の印刷も進めておきましょう。

長3の封筒印刷など新年度の印刷物を印刷できる場所は？

封筒印刷以外にも、新年度に向けて確認しておいた方がよい印刷物についてご紹介してきましたが、ここからは封筒印刷に絞ってご説明をしていきます。ビジネスシーンで利用頻度の高い長3封筒などは、差出人の名前や住所を印刷しておくと、発送時の手間がかかりません。また、自社オリジナルの封筒デザインを作成すれば、受け取る相手に封筒を開ける前から自社の存在をアピールできるためブランディングにもつながります。
では、長3封筒などの封筒印刷はどのような場所で行うことができるのでしょうか。ここでは、封筒印刷ができる場所をご紹介します。

印刷会社に依頼する

美しい仕上がりの封筒印刷を希望するのであれば、印刷会社への依頼がおすすめです。印刷会社に封筒印刷を依頼すれば、長3封筒はもちろん、さまざまなサイズの中から必要なサイズを選ぶことができます。また、サイズだけでなく、封筒の用紙も複数種類から選べることが多く、封筒用紙の色やインクの色なども選べます。
さらに、印刷会社に封筒印刷を依頼すると、封緘をする際に便利なフラップ部分に糊が付いている封筒やテープが付いている封筒、封入時に宛名を書く必要がない窓付き封筒を選ぶことも可能です。糊やテープがあらかじめ封筒に付いていれば、封入作業がより簡便になり、作業時間を短縮できるでしょう。また、窓付き封筒であれば宛名を記載する必要がなく、書類を間違った相手に発送してしまうミスも発生しにくくなります。

郵便局のプリントサービスを利用する

郵便局のプリントサービスと聞くと、年賀状印刷を思い浮かべる方が多いかもしれません。実は、郵便局では年賀状や暑中見舞いなどだけでなく、封筒印刷にも対応しています。郵便局のプリントサービスでは、長3封筒では6つの色の封筒を選ぶことができ、テープの有無も選択可能です。無料で会社ロゴなども挿入することができます。

会社のプリンター・複合機で印刷する

封筒印刷は、会社のプリンターや複合機を使って、自分で行うこともできます。ワードやエクセルなどを使って封筒のデザインを作成した後にプリンターや複合機に長3封筒をセットし、印刷をすれば封筒印刷が可能です。
少ない部数の場合は、会社のプリンターや複合機を使い、エクセル等で作成したデータを印刷しても問題ないでしょう。しかし、頻繁に封筒を使う場合などは、封筒印刷が手間になる可能性もあります。また、封筒の購入費用とインク代やトナーカートリッジ代を考えると、かえって料金が高くなってしまう可能性もある点に注意が必要です。

店舗などのセルフサービスで印刷する

セルフ印刷ができる店舗の中には、封筒を持ち込めば、設置されているコピー機などを使って封筒印刷ができるケースがあります。ただし、店舗によっては封筒印刷に対応していない場合もあり、封筒印刷ができる場合でも対応できる封筒サイズは限定されているケースがある点に注意しましょう。

コンビニでは封筒などの持ち込み印刷は不可なので注意

セルフサービスで印刷やコピーができる場所と言えばコンビニですが、コンビニの場合、封筒など、用紙を持ち込んで印刷することはできません。したがって、セルフ印刷で封筒印刷をしたい場合は、コンビニ以外のセルフ印刷店舗を探す必要があります。

長3の封筒印刷など新年度の印刷物を印刷会社に依頼する際の料金目安

新年度にまとまった数の封筒印刷を検討している場合は、印刷会社に依頼した方が質の高い封筒を準備できます。しかし、封筒印刷を依頼する場合に気になるのが料金です。では、長3封筒印刷を印刷会社に依頼した場合、料金はどのくらいかかるのでしょうか。
ここでは長3封筒の封筒印刷を印刷会社に依頼した場合の料金の目安をご紹介します。ただし、印刷会社や発注する部数によっても料金は変わるため、ここでご紹介する封筒印刷の料金は目安の一つとしてお考え下さい。

長3封筒1,000部あたり6,000円～2万円程度

長3封筒を1,000部印刷する場合の料金の目安は、6,000円～2万円程度です。かなり料金の幅がありますが、印刷会社によって基本料金が異なるほか、選ぶ封筒の用紙や印刷する際に使用するインクの色数によっても料金が変わります。厚みのある上質な用紙を選ぶほど料金は高くなり、1色刷りよりもフルカラー印刷の方が料金は高くなるのです。
そのほか、糊やテープ付きの封筒、透け防止加工がしてある封筒などを選ぶと、その分料金は高くなります。

名刺印刷は1部10円～が相場

新年度に準備することが多い名刺の印刷料金の相場も確認しておきましょう。名刺の印刷料金は1部10円程度からが相場となります。しかしながら、名刺を1枚単位で発注することはほとんどなく、100枚単位で発注するケースが一般的です。そのため、名刺印刷を発注する際（モノクロ片面印刷の場合）の印刷料金は1箱1,000円を目安に考えておくとよいでしょう。

パンフレットは1部250円程度～

8ページ程度の光沢紙や、光沢紙のパンフレットをカラー印刷で作成する場合の印刷料金の相場は、1部250円程度からといわれています。ただし、名刺同様、1部から発注するケースは少なく、100部単位で発注するケースが多くなっている点に注意が必要です。
また、パンフレットの枚数や使用する用紙などによって印刷料金は変わってきます。フルカラー印刷にすることが多いこともあり、封筒印刷や名刺印刷に比べるとパンフレット印刷では単価が高くなる傾向にあります。

プリンターや複合機で封筒印刷をするなら長3などの対応可能なサイズを確認！

新年度に向けてまとまった数の長3封筒印刷を行うのであれば、印刷会社への注文をおすすめします。しかし、封筒印刷を依頼するほど使用する封筒の数が多くないのであれば、セルフ印刷でも問題はないでしょう。ここではセルフ印刷で封筒印刷を行う場合の注意点をご紹介します。

まずは対応可能な封筒サイズを確認する

プリンターや複合機によって対応している封筒サイズは異なります。まずは、会社のプリンターや複合機が長3封筒印刷に対応しているのかを確認しましょう。

手差しトレイで印刷できない封筒の種類

印刷会社に長3封筒印刷を依頼する場合、フラップに糊やテープが付いた封筒、宛先が見える窓付き封筒などを選ぶこともできます。しかし、プリンターや複合機での印刷の場合、窓付き封筒や糊・テープ付き封筒などへの印刷はおすすめできません。機種によっては、このような封筒に印刷できるものもありますが、紙詰まりなどのトラブルを起こしやすいのです。

プリンターや複合機で封筒印刷をする際の注意点

プリンターや複合機で封筒印刷をする際には、失敗してしまうケースもあるため、封筒を無駄にしないためにも次の点に注意するようにしましょう。

厚みがあるので詰まりやすい

封筒は、折りたたんで成形してあるため、通常の用紙よりも厚みがあります。そのため、給紙の際に詰まるケースが多くなっています。プリンターや複合機の説明書を確認し、封筒印刷時の用紙の補給方法を確認し、正しくセットするようにしましょう。

セット方法を間違えると封筒にシワが入る

封筒をプリンターや複合機にセットする際に、正しくセットされていないと、封筒にシワが入ってしまうケースがあります。シワが寄ってしまうと、その部分の印刷も不鮮明になってしまう可能性があるため、シワを防ぐためにもセルフ印刷をする際には封筒のセット方法をあらかじめ確認しておきましょう。

印刷文字の上下が逆になる

封筒のセットの方向が間違っている場合、印刷の文字が上下逆になってしまったり、封筒の裏表が逆になってしまう場合もあります。また、封筒のセットの仕方だけでなく、プリンタードライバーの設定が正しくないために、正しい向きに印刷されていない可能性もあります。封筒印刷時に文字が適切な方向に印刷されない場合には、プリンタードライバーの設定も確認し、適切な向きに印刷できるよう調整をしましょう。

まとめ

少しずつ日が長くなり、陽ざしにも温かさを感じられるようになると、もうすぐ春がやってきます。春は始まりの季節であり、新年度をスムーズに迎えられるようビジネスシーンで利用機会の多い長3封筒などの在庫をしっかり確認し、必要に応じて封筒印刷の発注を進めるようにしましょう。
封筒の使用頻度が多い場合は、印刷会社に封筒印刷を依頼すると、短期間で美しい仕上がりの封筒を作成できます。また、セルフ印刷では対応しにくい糊付き封筒やテープ付き封筒など、発送時に便利な封筒を選ぶことも可能です。
封筒印刷を依頼した場合、料金が気になるケースが多いでしょう。しかし、セルフ印刷のようにミスが生じる可能性がないため、まとまった数を印刷するのであれば、印刷会社へ発注した方がかえって割安になるケースもあります。また、それほど多くの封筒を利用しないということであれば、自社のプリンターや複合機を使ってセルフ印刷に挑戦してみてもよいでしょう。