インターネットを通じたやり取りが増えた現在でも、紙で作成した書類を郵送するケースは少なくありません。紙の文書を郵送する際に使用するのが封筒です。封筒にはさまざまなサイズのものがありますが、ビジネスシーンで最も使用されることが多い封筒の一つに長3封筒があります。
今回は、ビジネスシーンでの利用頻度が高い長3封筒のサイズや選び方、効果的な活用法などについて詳しくご説明します。

封筒の基礎知識

現在、日本で一般的に販売されている封筒は形の特徴から「長形」「角形」「洋形」の3つに分けることができ、さらにその中でもサイズごとに細かく種類が分かれています。

長3封筒とは？サイズと一般的な用途

長3封筒は、縦の長さが横の長さの2倍以上となる長方形の封筒です。正式には長形3号と呼ばれます。長3封筒は長形封筒の中でも最も使用頻度が高い封筒で、サイズは横が120mm、縦が235mmとなっています。
ビジネスシーンでよく使用されるA4用紙のサイズは210mm×297mmです。A4用紙を三つ折りにすると、横のサイズは約100mmとなりますが、長3封筒の横の長さは120mmであることから、数枚の書類を重ねた場合でも出し入れがしやすいというメリットがあります。
また、A4サイズよりも縦の長さに余裕があるため、開封時に中の書類まで切ってしまうという心配もありません。
そのため、請求書や見積書など、ビジネスで使用される文書を発送する際に長3封筒は使用されることが多くなっています。そのほか、お得なお知らせやキャンペーンなどを顧客に知らせるダイレクトメールを発送する際にも、長3封筒が利用されます。
長3封筒のもう一つのメリットは、郵便料金です。長3封筒のサイズは、定形郵便として送付できる最大サイズであり、低料金で送付できるという点もビジネスシーンでの活用が多い理由として考えられます。

封筒の種類とその特徴

日本で一般的に使用される封筒のうち、長形封筒と角型封筒は、和封筒と呼ばれるものです。和封筒は、短い辺に封入口がある封筒で、縦型の封筒のことです。
角形封筒は、長形封筒に比べると横の比率が大きくなり、長形封筒よりも正方形に近い形となります。角形封筒の中でも角形2号と呼ばれるサイズの封筒は、A4サイズを折らずに封入できるため、履歴書や契約書などの折り目を付けたくない書類を送付する際に利用されることが多い封筒です。
また、和封筒に対して、長い辺に封入口がある封筒を洋形封筒と言います。和封筒に比べてややカジュアルな印象を与えますが、開封するときに封入口が大きく開くため、中身を取り出しやすいというメリットもあります。そのため、昨今ではダイレクトメールの発送の際などには洋形封筒を使用するケースが増えています。また、招待状や挨拶状などを送付する際にもカードが取り出しやすい洋形封筒を使用することが一般的です。
また、封筒にはスタンダードなタイプのものから、封入口にテープ糊加工をしたもの、窓付き封筒などもあります。テープ糊加工の封筒は、糊を付ける必要がないため、封緘作業の手間を軽減できます。また、窓付き封筒は、封筒の表面に透明な窓を設け、封入物に印刷されている住所や宛名が見える形に工夫したものです。そのため、封筒に宛名ラベルを貼付したり、宛名を書いたりという手間を省くことができます。また、封入物を誤って別の宛先に送付するというミスも抑えられるというメリットもあります。

ビジネスでの長3封筒活用法

長3封筒は前述のように、ビジネスシーンでの使用頻度が高い封筒です。

請求書や契約書の送付に最適な理由

請求書や見積書、契約書など、ビジネスシーンではほとんどの文書がA4サイズで作成されます。長3封筒は、A4サイズの用紙を複数枚重ねて折っても余裕をもって封入できるサイズです。また、定形郵便で送付できる最大サイズであるため、郵便料金を安く抑えられる点もビジネスに最適な理由でしょう。

長3封筒で差をつけるデザインの選び方

長3封筒は、さまざまな企業が利用している封筒サイズです。そのため、市販の封筒を使用していると受け取り側の印象にも残りにくく、事業や会社のイメージを与えることはできません。
ビジネスで使用する長3封筒であれば、オリジナルのデザインを採用し、封筒を開ける前から差出人が分かるような工夫をすることが大切です。
封筒の色一つでも相手に与える印象は異なります。また、住所や会社名をどのフォントで印刷するかによっても、会社のイメージは大きく変わります。信頼性や誠実性といった印象を高めたい場合は、明朝体や楷書体などが向いているでしょう。反対に、より親しみやすく、柔らかい印象を与えたい場合にはゴシック体や丸ゴシック体などのやや丸みを帯びた書体が適しています。
長3封筒のデザインを選ぶ際には、封筒の色はもちろん、社名や住所などを印刷する位置、インクの色、文字のフォントなどのバランスを考えた上で、自社に最適なデザインを作成しましょう。

長3封筒のマーケティング戦略

実は、オリジナルの封筒は企業のマーケティング戦略にも有効です。相手が封筒を受け取った際にまず確認するのは中身の文書ではなく、封筒に記載されている差出人でしょう。したがって、受け取った瞬間から差出人が分かるようなオリジナルデザインの封筒は、会社や事業のイメージを印象付けるマーケティングツールとしても有効なのです。

封筒デザインでブランドイメージを強化

会社のロゴやキャラクターなどを挿入した封筒デザインであれば、封筒を手にしてすぐに、差出人を思い浮かべることができるでしょう。また、イメージカラーに合わせた封筒を選んだり、事業や会社のキャッチコピーなども印刷したりすることもブランドイメージの強化につながります。

DMとしての効果的な活用方法とは？

ダイレクトメールは、そもそも開封し、中身を見てもらえなければ有効な広告宣伝手段とはなりません。ダイレクトメールの開封率を高めるためには、封筒の工夫も必要です。その他の郵便物に混じっていても手に取り、開封してもらうためには、他の郵便物よりも目立たなければなりません。そのためには、封筒の色選びにもこだわる必要があるでしょう。

封筒印刷・準備の実践ガイド

オリジナルの封筒を作成する方法には印刷業者に依頼する方法と、自身で作成する方法があります。それぞれの方法で長3封筒を印刷する方法をご説明します。

封筒印刷の基礎知識：オプションと料金

封筒印刷を印刷会社に依頼する場合、封筒の素材や色、デザイン、インクの色、文字のフォントなどを指定します。また、郵便番号枠や料金別納郵便などのマーク、親展や至急といったマーク、請求書在中などといった内容物を示すマークなどの印刷も指定することができます。
さらに、長3封筒でも、窓付き封筒にしたり、封筒口のテープ加工を追加したりといった対応も可能です。また、個人情報を記載した用紙を封入する際などには中身の透けない紙を選択したり、ウイルスや菌の増殖を防ぐ抗菌加工の用紙を選択したりといったオプションを選ぶこともできます。
封筒印刷の料金は、選ぶ用紙の種類、使用するインクの数、オプション加工の有無、印刷部数などによって変わってきます。一般的に、印刷部数が多いほど封筒1枚当たりの単価は安くなるため、使用頻度や保管場所などを考えた上で、ある程度まとまった枚数を発注した方が単価を抑えることができます。

自宅やオフィスでもできる！封筒印刷のDIYテクニック

自宅やオフィスで封筒印刷をする際には、Wordを使用するとよいでしょう。Wordには長3封筒のサイズがあらかじめ登録されています。メニューのレイアウトから用紙サイズを選び、長形3号を選択すると長3封筒のサイズが表示されます。印刷の向きや余白を設定し、Word上で住所や会社名、URLなど、印刷したい情報のデザインを作成しましょう。
Wordの場合、標準に設定されている余白は広めに取られているため、封筒印刷の際には、余白は「狭い」を選択した方がバランスを整えやすくなるでしょう。

封筒の正しい使い方

オリジナルの封筒を用意した後、宛名は手書きで記載するケースもあるでしょう。そのような場合に知っておきたい正しい宛名の書き方、封の閉じ方、送り方についてご説明します。

封筒の書き方：基本から応用まで

和封筒である長3封筒の場合、縦書きで文字を記載します。住所は郵便番号枠から1文字分下げ、都道県名から記載します。丁目や番地などの数字は漢数字で書き、建物名も略さずに記載します。
住所を書き出した位置から1文字分下げて会社名と部署名を書き、行を変えて宛名の上に役職名を書きます。ただし、役職名が5文字を超える場合は、名前の右に小さめの文字で記載します。また、名前は封筒の中央に大きな文字で記載します。会社名は、株式会社なども省略することのないように注意しましょう。担当者名が分かるときの敬称には「様」を、会社宛や部署宛に送付するときには「御中」を用います。
納品書や請求書などが封入されている場合は、スタンプでも構いませんが、納品書在中、請求書在中などと内容物について記載しておくと、開封しなくても中身が分かるため親切です。

封筒の正しい閉じ方・送り方

封筒を閉じる際には糊を使用します。第三者が開封しやすいセロハンテープの使用は避けましょう。ただし、両面テープは問題ありません。
また、受取人が記載されている請求書や納品書、見積書、契約書、ダイレクトメールなどは、信書に該当し、信書は原則として普通郵便で送付しなければなりません。宅配便などの使用はできないため、注意しましょう。

Q&A：長3封筒に関するよくある質問

長3封筒についてよくある質問をご紹介します。

郵便料金はどう計算する？

長3封筒の場合、定形郵便として扱われますが、重さによって料金は変わります。また、厚みが1cmを超えた場合は、定形外郵便として扱われますので注意が必要です。

長3封筒は速達で送れる？

長3封筒を速達で送ることも可能です。その場合、速達料金を別途支払うことになります。
また、郵便局の窓口にも用意されていますが、封筒の上部に赤線を引き、速達であることを示す必要があります。

長3封筒の印刷なら「封筒の達人」へ

長3封筒は、ビジネスシーンで利用頻度の高い封筒です。受け取った人が真っ先に目にするのが封筒であり、オリジナルデザインの封筒は相手に印象を残しやすく、ブランディングにも効果的なツールだと言えます。
封筒の達人は、美しい仕上がりに定評のある印刷会社です。少部数からリーズナブルな価格で作成できる長3封筒印刷に対応しており、窓付き封筒や透けにくい封筒なども取り扱っています。受け取った瞬間から相手に差出人をイメージさせるオリジナルの封筒印刷は、封筒の達人にお任せください。